Ecco come scegliere un software per la gestione della flotta

Cos’è la gestione della flotta aziendale?

I vantaggi dei software per la gestione delle flotte aziendali risulteranno chiari ai professionisti di logistica e ai fleet manager che hanno già accolto i benefici della logistica 4.0 e della trasformazione digitale. Tuttavia, per i non addetti ai lavori, sarà utile esplorare brevemente in cosa consiste la gestione della flotta, prima di entrare nel merito dei vantaggi offerti dai software di fleet management.

La gestione della flotta aziendale è tutto ciò che appartiene all’organizzazione della movimentazione dei veicoli commerciali ed industriali. Sebbene l’uso primario del fleet management sia la geolocalizzazione dei veicoli e degli asset aziendali (quali motrici, rimorchi et similia), vi sono anche altri vantaggi che derivano dal sapere con certezza la mappa degli spostamenti della flotta aziendale.

Fleet Management, in italiano gestione della flotta aziendale, definizione: l’attività strategica di gestione e monitoraggio dei veicoli aziendali (auto, autobus, camion ecc.).

In cosa consiste la gestione della flotta nel settore trasporti?

Il compito principale del fleet manager, cioè il responsabile della flotta, è quello di ottimizzare il fleet management, garantendo maggiore efficienza e produttività di ogni singolo viaggio della flotta. In altre parole, il responsabile deve tenere sotto costante controllo diversi parametri che lo informano circa lo stato della flotta in ogni attività.

Le attività comprese nella gestione della flotta aziendale sono numerose, tra cui:

• acquisizione e accantonamento dei veicoli,
• manutenzione ordinaria e straordinaria,
• gestione dei contratti per la responsabilità civile degli automezzi,
• gestione logistica dei veicoli (trasferimenti e parcheggi),
• calcolo e analisi delle spese (carburante, pedaggi, tasse, ecc.),
• pianificazione dei tragitti per trasporto e consegne.

Le soluzioni tecnologiche per il tracciamento dei veicoli sono il pilastro portante di qualunque processo di gestione della flotta. Il fleet management si basa su un sistema GPS che funziona tramite le comunicazioni satellitari. Tuttavia, per un’ottimizzazione completa della gestione della flotta, un sistema GPS da solo non fornisce dati a sufficienza. Per questo le tecnologie fleet management si sono evolute in software più complessi in grado di aiutare le aziende non solo a tracciare i loro veicoli, ma anche a migliorare le operazioni dell’intera flotta nel suo complesso. Le vedremo più avanti.

Perché ottimizzare la gestione della flotta?

Una gestione della flotta ottimale aiuta a monitorare il consumo di carburante e migliorare la manutenzione dei veicoli, offrendo notevoli opportunità di risparmio, nonché maggiore sicurezza per veicoli ed autisti in situazioni di necessità. I processi telematici, aggiornati regolarmente se non in real-time, mitigano i rischi sulla strada.

Dato che l’obiettivo di un sistema di gestione flotta è l’ottimizzazione di tutta la flotta, essa dovrà monitorare contemporaneamente diversi fattori: la geolocalizzazione del veicolo, il consumo di carburante, il comportamento del conducente alla guida, il costo medio del carburante nel periodo previsto ecc. I dati di queste attività devono poi essere raccolti e analizzate parallelamente per individuare problemi e opportunità di crescita.

Quali sono i principali vantaggi della gestione della flotta?

Come già accennato, il principale obiettivo e vantaggio di una gestione della flotta ben concepita, sono maggiore efficienza e sicurezza per i conducenti e i veicoli. Avevamo però già accennato a come esistano anche altri benefici. Di seguito ne citiamo alcuni:

• Ottimizzazione dei percorsi,
• Riduzione del consumo di carburante,
• Migliore manutenzione del veicolo,
• Maggiore soddisfazione clienti,
• Reportistica precisa e personalizzata.

I primi tre punti si spiegano in maniera molto intuitiva: tenendo traccia del chilometraggio e degli indicatori di prestazione del veicolo, è possibile identificare i tragitti con meno ostacoli e dispendio inutile di carburante, nonché le esigenze di manutenzione e di consumo dei singoli veicoli. È inutile dire che una corretta manutenzione ed uso dei veicoli aumenta la durata di vita della flotta. Anche la soddisfazione clienti è di immediata comprensione, il sistema di geolocalizzazione è in grado di fornire informazioni attendibili circa l’orario di arrivo della consegna, ed i clienti saranno informati tempestivamente nel caso di eventuali ritardi. Un servizio trasparente è un servizio di alta qualità che aumenta la soddisfazione clienti.

Quando parliamo di monitoraggio, analisi e report, entrano in gioco invece i software di gestione della flotta. Infatti, tutte queste attività sono meglio organizzate e controllate con un fleet management software. Analizzare le prestazioni della flotta nel lungo periodo consente infatti di identificare delle tendenze: le performance, il rispetto del budget, il tempo di fermo medio e i comportamenti di guida potenzialmente rischiosi ecc. Ma andiamo per gradi.

Quali sono gli strumenti di fleet management?

Come già accennato un sistema per il tracking dei veicoli è il cuore pulsante della gestione della flotta. Tuttavia, un sistema GPS è il minimo richiesto dall’industria, in quanto un fleet manager in un’azienda leader del settore avrà a disposizione anche un sistema di gestione delle flotte, o correrà a procurarsene uno dopo aver letto questo articolo.

Un software gestione flotte è infatti uno strumento in grado di raccogliere tutti i dati pertinenti alle flotte aziendali, che abbiamo descritto nel paragrafo precedente, in un unico luogo per poi elaborare analisi precise su cui basare valutazioni strategiche di logistica e trasporto. Una strategia data-driven, ovvero basata sui dati, è più efficiente e sicura.

Cos’è un fleet management software?

Un programma gestione flotte, dall’inglese fleet management software, è un alleato tecnologico ormai irrinunciabile per i fleet manager. Questo strumento permette di avere sempre sotto controllo i veicoli della flotta (in viaggio e non) e i relativi dati circa manutenzione, consumo carburante ecc.

Un fleet management software è uno strumento digitale in grado di monitorare le principali attività della flotta, al fine di ottimizzare l’uso dei veicoli (ed altri equipaggiamenti) per aumentare efficienza e produttività.

I vantaggi di un software gestione flotta aziendale

I vantaggi offerti da un software gestione flotta sono in continua evoluzione, proprio come le tecnologie che le supportano, tra i principali vi sono:

1. Monitoraggio in tempo reale
   

   Non ci riferiamo solo al tracking della posizione dei diversi veicoli dotati di GPS, ma anche di alcuni principali parametri estremamente utili al fleet manager: il consumo di carburante per ogni veicolo e i dati riguardanti la loro usura.

2. Progettazione e strategia (non solo mero controllo)
   

   Con i software gestionali per le flotte aziendali è possibile analizzare il viaggio di ogni singolo autista e valutare possibili intoppi sul suo percorso. Considerando gli aggiornamenti in tempo reale, l’uso del software non comporta sicurezza solo per le aziende di logistica, ma anche per i loro dipendenti, che possono contare su un monitoraggio costante.

3. Panoramica completa su ogni camion
   

   I software migliori offrono la possibilità di raccogliere informazioni per ogni singolo veicolo della propria flotta in modo automatico. Ciò assicura una panoramica completa della manutenzione fatta o da fare, delle scadenze assicurative, dei dati tachigrafi e di tutti gli altri dati rilevanti per la tua azienda. I software gestione flotte aziendali eliminano il rischio di perdersi tra documentazioni cartacee archiviando digitalmente, e senza il rischio di un errore umano, tutte le informazioni rilevanti.

4. Sempre in regola: prevenzione di infrazioni e sanzioni
   

   La normativa UE circa il monitoraggio del trasporto commerciale su strada, a cui anche l’Italia si conforma, pone le aziende dinanzi ad un incremento significativo dei controlli. Un controllo costante delle decisioni prese dalle autorità competenti ed il conseguente riallineamento alla normativa comunitaria costa parecchie risorse. Il rischio di incorrere in sanzioni è drasticamente ridotto con un software gestione flotta in aggiornamento costante.

Tra i vari software di fleet management presenti sul mercato italiano, segnaliamo le soluzioni di Golia, un programma prodotto dalla softwarehouse italiana Infogestweb.

Il cavallo di battaglia di Golia 4.0 è l’assistenza alle aziende per tenersi sempre al passo con le normative stradali. Infatti, questo programma di gestione flotte non solo fornisce i sistemi di geolocalizzazione e monitoraggio tipici di queste tecnologie, ma garantisce anche un puntuale supporto nella pianificazione degli orari di lavoro dei conducenti nel rispetto delle normative UE, nella collezione dei dati di attività tachigrafica e molto altro ancora.

Il team di Golia supporta le aziende che scelgono il loro programma di gestione flotta con formazione e assistenza legale, oltre a fornire alerts alle autorità competenti circa il malfunzionamento di tachigrafi ed altre migliorie per strade più sicure, per tutti.

Un investimento per la gestione flotte del futuro

In conclusione, è innegabile come un software di fleet management sia uno strumento essenziale per le aziende di logistica che vogliano accaparrarsi un vantaggio competitivo, ma cosa ci attende in futuro? Tenendo conto dei vantaggi delle tecnologie per la logistica, è chiaro che in un’economia sempre più globalizzata e digitale, fare affidamento su un programma per la gestione delle flotte sarà presto una prassi comune nel settore.

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