Come scegliere il sistema di gestione dei trasporti
Nella scelta del TMS giusto, le funzioni di interfacciamento offrono ulteriori possibilità. Scopri qui quali sono i criteri da considerare.
Per la scelta del sistema di gestione dei trasporti (TMS) più adeguato è importante definirne i requisiti soprattutto in funzione dei processi e delle procedure aziendali interessate
Pianificare e organizzare i trasporti è un'attività onerosa e spesso stressante. Di regola, la strada che porta al traguardo non è un rettilineo senza ostacoli, bensì un percorso tortuoso, costellato da una miriade di sfide e variabili imprevedibili. Questo perché ogni trasporto ha le sue particolarità: tipologia e dimensioni del carico, specifiche del veicolo richiesto, restrizioni nei luoghi di carico e scarico, comunicazione tra ufficio e autista, località di carico e di scarico. Affinché tutto funzioni alla perfezione, il responsabile della logistica ha bisogno di nervi saldi, a volte di un "sesto senso" ... e di un sistema di gestione dei trasporti.
I sistemi di gestione dei trasporti (TMS) supportano il lavoro quotidiano dei responsabili della logistica. Sono ormai finiti i tempi dei fogli di calcolo fatti a mano per organizzare e pianificare i viaggi. Inoltre, la pandemia da coronavirus ha reso alcuni processi tradizionalmente manuali (come, ad esempio, il trasferimento fisico di documenti cartacei da un ufficio all'altro) praticamente impossibili, anche alla luce del fatto che molti si sono trovati a lavorare in modo continuativo in home office. La digitalizzazione, insomma, si è già insinuata, in una certa misura, negli uffici di logistica e di trasporto. Tuttavia, solo l’utilizzo di un software all'altezza delle proprie esigenze, può apportare vantaggi consistenti e duraturi.
Definire i requisiti prima dell'acquisto di un TMS
Le aziende che stanno considerando di acquistare un TMS devono prima analizzare con attenzione la struttura dei processi interni all'azienda. Infatti, molti TMS si concentrano solo su alcune tipologie di carichi o offrono semplici funzioni di base. Quindi, chi offre servizi di trasporto di carichi completi su strada non dovrebbe acquistare un programma di gestione trasporti incentrato sul groupage e con funzionalità di base per il trasporto di carichi completi.
Coinvolgere i dipendenti nel processo di selezione
Nella scelta del programma giusto per la gestione dei trasporti, è fondamentale affidarsi ai dipendenti, senza i quali, altrimenti, sarebbe impossibile implementare i cambiamenti dei processi desiderati. Perciò, è importante coinvolgere il personale sin dalle prime fasi del progetto, preferibilmente già a partire dalla fase di analisi. Coinvolgere i dipendenti è un elemento imprescindibile per fare sì che questi accettino i cambiamenti significativi di determinate attività di lavoro quotidiane. Perché, in fin dei conti, saranno loro a dover lavorare con il nuovo programma di TMS.
Determinare le funzioni essenziali
Il passo successivo consiste nel rispondere alla seguente domanda: quali sono le funzioni essenziali che un programma dovrebbe garantire per le attività quotidiane dell'azienda? In questo caso è importante considerare non solo tutte le funzioni attualmente disponibili, ma anche un eventuale sviluppo del programma. In questo caso sarebbe utile stilare una cosiddetta scheda tecnica, non solo per registrare i processi che caratterizzano il servizio di trasporto, ma anche come base per la selezione del fornitore del TMS. Infatti, se un software non dispone delle funzioni essenziali ricercate dall'azienda, verrà automaticamente escluso dalla selezione.
Considerare le interfacce ad altri programmi
n TMS non è un factotum in grado di gestire ogni singola fase dei processi. Perciò, a seconda della struttura aziendale e della gestione dei processi, dalla ricezione degli ordini fino alla contabilità e alla fatturazione, spesso è necessario creare interfacce di collegamento ad altri programmi e sistemi. I fornitori di servizi di trasporto e logistica, che, per esempio, lavorano con un sistema di gestione ERP, dovrebbero essere in grado di creare un collegamento a tale sistema, così da garantire uno scambio automatico delle informazioni essenziali e dei numeri d'ordine. In questo modo, non solo si riducono le fonti di errore, ma si evita anche che queste fasi di lavoro vengano eseguite due volte, assicurando così al responsabile della logistica di focalizzarsi sulla distribuzione e assegnazione degli ordini di trasporto.
Collegamento automatizzato ad altri software
Le interfacce, però, non sono richieste solo per i programmi di back office aziendale. Per consentire ai responsabili della logistica la massima efficienza nello svolgimento delle proprie mansioni in modo digitale, infatti, sono necessarie ulteriori interfacce. Ad esempio, è possibile integrare in modo automatizzato le borse carichi, i sistemi telematici nei processi quotidiani di gestione dei trasporti e sincronizzare senza problemi i dati rilevanti.
Le Application Programming Interface (API), interfacce di programmazione delle applicazioni, fungono da tecnologia di interfaccia, garantendo lo scambio di dati tra i programmi e la successiva lettura.
Con lo Smart Logistics System di TIMOCOM gli utenti hanno la possibilità di accedere, tramite interfaccia, a molte altre applicazioni, in modo semplice, sicuro e veloce. Tra queste rientra anche la borsa carichi in cui sono disponibili fino a 750.000 offerte di carichi e mezzi ogni giorno, nonché strumenti e funzioni per il controllo e il tracking digitale degli ordini di trasporto su strada. Grazie all'uso dell'interfaccia si garantisce un'efficienza dei processi logistici sia in termini di tempo che di costi.
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